Administrativ assistent, Social- och äldreförvaltningen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Välkommen att utvecklas med oss

Vi söker nu en administrativ assistent för 6 månader till avdelning Verksamhetsstöd och utveckling. Avdelningen består av tre enheter; Administrativa enheten, Utvecklingsenheten och Kanslienheten. Administrativa enheten ansvarar för bland annat Social- och äldreförvaltningens arkiv och posthantering.

Ditt uppdrag

I denna roll rapporterar du till Enhetschefen. En förvaltnings arkiv utgörs i huvudsak av de allmänna handlingar som upprättas eller inkommer till förvaltningen. Det är förvaltningens ansvar att ordna och beskriva sina allmänna handlingar. Förvaltningen måste också vårda sina handlingar, till exempel skydda mot förstörelse och obehörig åtkomst, samt verkställa beslut om gallring. Förvaltningschefen är ytterst ansvarig för förvaltningens arkiv men arbetet delegeras till utsedda medarbetare.

Främst handlar uppdraget om praktiska arkivvårdande insatser såsom att se till att handlingarna i arkivet hanteras på ett korrekt sätt. Det kan handla om att skapa akter, sortera olika dokument, hålla ordning och sortera olika akter så att de hamnar på rätt plats etc. Förutom arkivarbete kommer du även att arbeta med förvaltningens posthantering där du kommer att dela ut post till förvaltningens olika avdelningar.

Du ska ha god datorvana eftersom vi använder oss av olika IT-system i det dagliga arbetet. I de olika arkiven är det fler personer som arbetar, dock under olika tider för att minska smittspridningen av Covid -19. Du kommer arbeta mycket enskilt och ta ett stort eget ansvar för ditt uppdrag.

I tjänsten kommer du att möta medarbetare från olika avdelningar, vilket gör att det är viktigt att vara tillmötesgående, vänlig och ha ett intresse för service.

Vidare kräver tjänsten att du har en god samarbetsförmåga, ha ett bra bemötande och vara serviceinriktad.

Det här söker vi hos dig

För att passa i rollen som administrativ assistent hos oss vill vi att:

• Du har gymnasieexamen.
• Du har minst ett års dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete.
• Det är meriterande om Du har erfarenhet av att arbeta med arkivrelaterade arbetsuppgifter
• Du har god datavana
• Du är noggrann och strukturerad
• Du är en lugn, stabil och strukturerad person som både är samarbetsinriktad och van vid självständigt arbete.
• Du tar ansvar, är engagerad och visar delaktighet
• Du har ett positivt förhållningssätt

Stor vikt läggs vid personlig lämplighet

Det här kan vi erbjuda dig

Ett utvecklande arbete som engagerar och utmanar, tillsammans med kunniga kollegor och erfarna chefer. Vi sitter i ljusa trevliga kontorslokaler med goda parkeringsmöjligheter och närhet till köpcentrum, restauranger, naturområde med bad, skid- och löpspår, samt till Handens pendeltågsstation, endast 20 minuter från Stockholm city. Vi har fri tillgång till gym i kommunhuset, rökfri arbetstid.

Gå gärna in på vår hemsida www.haninge.se för mer information.

Vid frågor om tjänsten, kontakta gärna:

Linda Strand, enhetschef administrativa enheten, mail: linda.strand@haninge.se,

08- 606 81 06

Välkommen med din ansökan! Tillsättning sker så snart möjligt, så intervjuer kommer ske löpande så tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

I den här rekryteringen har vi redan gjort våra val av annonskanaler och samarbetspartners. Vi undanber oss vänligt men bestämt all form av hjälp med rekryteringen från utomstående aktörer.