Nämndsekreterare/Registrator till Stadsbyggnadsförvaltningen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Välkommen att utvecklas med oss

Stadsbyggnadsförvaltningen ansvarar för de kommunala verksamheterna inom detaljplanering, bygglovshantering samt mätning och kartframställning. Förvaltningen ansvarar för kommunens vägar, parker, vatten- och avloppsverksamhet, är kommunens myndighet i trafikfrågor och hamnfrågor samt myndighet för adresshantering och lägenhetsregister. Nu söker vi en nämndsekreterare/registrator till förvaltningens Stab som består av verksamhetscontroller, arkivarie, IT-strateg, och systemförvaltare. Du kommer ha kontakt med alla avdelningar inom förvaltningen och din närmsta chef blir förvaltningens biträdande förvaltningschef.

Ditt uppdrag

Uppdraget innehåller formalia före, vid och efter sammanträden i utskott och nämnd. En av nämndsekreterarens viktigaste arbetsuppgifter är att säkerställa en hög kvalitet i nämnd och utskott, därför är det viktigt att du är noggrann, ansvarstagande och tycker om att ha struktur. I uppdraget som nämndsekreterare har du ett helhetsansvar för nämndprocessen. Det innebär ansvar för allt från postöppning och diarieföring till beslutshantering och expediering. En viktig del är också kontakten och servicen till de förtroendevalda i stadsbyggnadsnämnden. I tjänsten ingår även registratur i form av daglig diarieföring av inkommande och utgående post till förvaltningens myndighetsbrevlåda och vårt synpunktshantingssystem DF-respons. I registratorsrollen är det viktigt att skapa och underhålla rutiner i diarieföringen samt ha en stöttande roll till verksamheten.

. Dina huvudsakliga ansvarsområden kommer att vara:

• Administrera ärendeberedningen - tjänstemannaberedning, ordförandeberedning, arbetsutskott och plan- och bygg utskott samt själva nämndmötet.
• Administration av ärenden, kallelser, utskick och protokoll.
• Diarieföring av ärenden och protokollsutdrag.
• Expediering av beslut.
• Beredningar inför sammanträden med förvaltningschef, biträdande förvaltningschef, avdelningschefer och nämndordföranden.
• Administration av politiker, ersättning, arvoden.
• Administration av politikers deltagande i kurser.
• Daglig registratur av inkommande post till myndighetsbrevlådan samt DF-respons.
• Stötta verksamheten inom diarieföring.
• Posthantering så som postöppning, postsortering.

Det här söker vi hos dig

Vi söker dig som har högskoleutbildning inom exempelvis statsvetenskap, juridik, samhällskunskap eller motsvarande. Arbetet kräver att du skriver mycket god svenska, har goda kunskaper i Officepaketet samt erfarenhet av ärendehanteringssystemet W3D3, har du även erfarenhet av ärendehanteringssystemet Castor är det meriterande. Vi ser även att du har erfarenhet från offentlig förvaltning och förstår en politiskt styrd organisations uppdrag och processer. Erfarenhet som nämndsekreterare och registrator inom kommunal verksamhet är ett krav.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Det här kan vi erbjuda dig

Vi erbjuder dig ett utvecklande arbete som engagerar och utmanar tillsammans med kunniga och erfarna kolleger. Vi sitter i ljusa och trevliga kontorslokaler med goda parkeringsmöjligheter och närhet till köpcentrum, restauranger, naturområde med bad, skid- och löpspår, samt till Handens pendeltågsstation, endast 20 minuter från T-centralen. Vi har fri tillgång till gym i kommunhuset, friskvårdscheckar, årsarbetstid, klämdagar samt möjlighet till semesterväxling.

Välkommen med din ansökan! Intervjuer kommer ske löpande så tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.